Bliep

039Bewegende stukken metaal; da’s niks nieuws, natuurlijk

Zelfs Bassie en Adriaan hadden er al één; een robot.  Een in elkaar geknutseld stuk blik met een wekkerhoofd dat iets kon vasthouden en een grappig stemmetje had.

En zo kennen de meeste van ons robots (afgezien van het stemmetje en het wekkerhoofd); ronddraaiende machines met mechanische armen die bijvoorbeeld kunnen lassen of dingen oppakken.

En die worden al decennia lang toegepast in industriële processen. En onder de noemer “Industrialisering 4.0” worden deze robots nu ook steeds slimmer. Doordat ze, via sensoren en internetconnectie, data kunnen uitwisselen, beschikken de robots over veel meer informatie om hun gedrag aan te passen of andere “processen” aan te sturen.

Dus naast het fysieke werk wat ze al deden, kunnen robots, doordat ze aangestuurd worden door software steeds beter data begrijpen en verwerken.  Maar dat wist u natuurlijk al, want zelfs die robot van die clown en die acrobaat kon al telefoonboeken lezen en de data met een onwerkelijke snelheid verwerken. 

Dus robots in de industrie worden door deze “connectiviteit ” steeds slimmer en zelflerender.

En, als je de verhalen op Linkedin mag geloven, hebben robots nu zelfs hun intrede gedaan in administratieve processen . Onder de naam “Robotic Process Automation” (RPA) betreden zij de kantoren van de gegevensverwerkende organisaties.

Heeft iedereen straks een lezende wekker op z’n bureau staan? Nee, dat niet. RPA is gewoon software waarmee je data verwerkende transacties kunt automatiseren.

Maar in administratieve processen wordt toch al flink geautomatiseerd? 

Automatisering in gegevensverwerkende processen gebeurt inderdaad al vele jaren. Eerst op taakniveau door het gebruik van specialistische applicaties, later op procesniveau door gebruik te maken van workflowmanagement en BPM achtige tools.

Wat doet Robotic Process Automation dan?

RPA richt zich op data verwerking wat nu nog handmatig gaat

Ondanks dat we in gegevensverwerkende processen al veel ondersteuning zien door software, blijkt dat veel systemen nog niet altijd even goed met elkaar communiceren.

Met name de uitwisseling van data is een gebied waar nog veel te winnen valt. En RPA richt zich met name op gebieden waar het verwerken van data (opzoeken, bewerken en verwerken) nog door mensen wordt gedaan.

Handmatige verwerking, gebeurt dat nog?

Zekers. Met name in processen die een beetje tussen wal en schip zitten en waar, om van (vergeef me de uitdrukking) end-to-end te komen, diverse systemen en databronnen gebruikt moeten worden.

Neem als voorbeeld alles wat er moet gebeuren wanneer een nieuwe medewerker in dienst treedt. Waarschijnlijk zijn er diverse systemen waar de medewerker “opgevoerd” moet worden.  Het personeelsinformatieysteem, salarissysteem, intranet, mail systeem; verzin het maar.

RPA richt zich op organisaties waar dat nog veel met de hand gebeurt. Dus waar mensen al die systemen openen, data opzoeken, bewerken en weer ergens anders invoeren, zodat al deze systemen uiteindelijk over de juiste medewerker-informatie beschikken.

RPA wordt daarom ook wel eens “Draaistoel automatisering” genoemd.

Een robot in RPA speelt dit handmatige riedeltje na

Door het toepassen van RPA tools kunnen deze handmatige acties overgenomen worden door robots. Deze robots voeren dezelfde handelingen uit die eerst door mensen werden gedaan.

Om deze robots te bouwen moeten deze de handmatige taken in een ontwerpomgeving “nagespeeld” worden en “opgenomen”.

Bijvoorbeeld:

  • Open excelbestand <naam medewerker>.xls
  • Ga naar de 2e rij, eerste kolom
  • Kopieer de naam
  • Formateer de naam in [Achternaam],[Voornaam] [tussenvoegsels]
  • Start MIS.exe
  • Klik op “Nieuwe medewerker opvoeren”
  • Selecteer veld “Naam”
  • Plak
  • Ga terug naar Excel
  • Ga naar de 2e rij, 2e kolom
  • etc

En uiteindelijk kan de robot al deze handelingen zelfstandig uitvoeren. Vanzelfsprekend zijn er diverse bewerkingen van data mogelijk, kunnen vele systemen worden “gelezen”en komen de RPA suites met uitgebreide monitoring en logging functionaliteit.

Bestaat dat al niet?

Tuurlijk kunnen er scripts, macro’s, SOA’s, webservices e.d gebouwd worden om al deze data heen-en-weer-stuur acties uit te voeren. Levert wellicht hetzelfde eindresultaat op.

Het idee achter een RPA suite is dat dit allemaal vanuit 1 omgeving gebeurt en makkelijk te bouwen is. Daarnaast zijn robots her te gebruiken, aan elkaar te linken etc. Kortom; een RPA suite is een grote robot bouwdoos.  En de belofte is dat je niet veel programmeerkennis nodig hebt om een robot te bouwen.

RPA suites beloven dus makkelijk bouwen en goed beheer van al deze robots die de handmatige data verwerkingstaken overnemen.

Ben je met RPA eigenlijk niet de “cowpaths aan het paven”?

Vanuit een idealistisch procesverbeter standpunt kun je je afvragen of RPA wel een goed idee is. Iets wat met de hand gebeurde, wordt nu 1 op 1 door robots gedaan.

Dus niet eerst kijken of het ook slimmer kan (waarom hebben we eigenlijk 8 systemen met medewerkerinformatie? Is al die data wel nodig?), maar gewoon automatiseren die hap.

Zoals u weet, wordt dat ook wel “paving the cowpaths” genoemd.

Ik heb een leverancier van RPA gehoord die dat ook helemaal niet ging verdedigen. “RPA is duct tape; niet elegant maar het werkt uitstekend”.

RPA maakt het proces dus niet persé leaner, maar simpelweg goedkoper. En daarmee kom ik op de consequentie van RPA; mensen raken hun baan kwijt.

Waardevoller werk? 

Door leveranciers van RPA wordt altijd benadrukt over het feit dat je heel veel kunt besparen op loonkosten. Dat zorgt meestal voor blije gezichten in de boardroom, maar die loonkosten waren ook iemands salaris.

Ik vind dat er dan altijd net iets te makkelijk wordt gezegd dat die mensen dan werk kunnen gaan doen dat meer waardevol is. En natuurlijk komen de leveranciers dan met mooie voorbeelden daarvan. Ik vraag me af of dat wel altijd het geval zal zijn. Wie doet dan nu dat waardevolle werk? Niemand?  Hoe waardevol is het dan daadwerkelijk?

Vanzelfsprekend komen RPA leveranciers ook met mooie voorbeelden waar de inzet van RPA juist nieuwe banen opleverde. Maar dat kan toch niet waar zijn in alle gevallen?

Maar wie ben ik? 

Maar ja, als je als organisatie alleen maar kunt overleven door kosten te besparen, wie ben ik dan om te zeggen dat dat kort door de bocht is?

Want, als je in een sterk concurrerende markt zit, is de enige manier om te overleven vaak kosten besparen. En dan is het inzetten van robots die niet klagen of moe worden een logische stap.

De maatschappelijke gevolgen zullen breder getrokken moeten worden door bijvoorbeeld discussies over het basisinkomen.

Maar, wie ben ik om me daar mee te bemoeien? Ik typ alleen maar stukjes over procesmanagement.

Bliep.

 

 

 

Waarom gebruik ik van die stomme post-its in mijn logo?

Het zal jullie niet ontgaan zijn; ik gebruik (plaatjes van) post-it’s in mijn uitingen en logo.

procesje20161006

En omdat verandering de enige constante schijnt te zijn, vroeg ik me af of het misschien niet een keer tijd zou worden voor iets anders. Maar ik ben er nog niet over uit wat dat dan zou moeten zijn, dus misschien kunnen jullie mij helpen.

Maar het moet wel bij de ideeën van Procesje passen, dus daarom zal ik jullie eerst maar eens vertellen hoe het zo is gekomen en wat de “diepere gedachte” erachter is.

Post-its?

Ik krijg inderdaad wel eens de vraag waarom ik post-its gebruik in mijn uitingen. “Da’s toch kneuterig, stom en hardstikke ouderwets?”

Het eerlijke antwoord is “Om geen gezeik te krijgen met Loesje”

Want de meeste mensen in Nederland zullen wel de Loesje posters kennen.

En die manier van communiceren, daar houd ik van; je verbazen over de gekke dingen van het dagelijkse leven en met een knipoog mensen daarover aan het denken zetten.

Hoe het allemaal begon

Ik denk dat het ergens in 2007 was dat ik, in een zeldzaam moment van zelfreflectie, het opeens had gehad had met al die nikszeggende consultantpraat en adviezen in processenland.

De plastic kwaliteitssystemen vierden hoogtijdagen en “processen modelleren om het modelleren” was eerder regel dan uitzondering. En hele hordes medewerkers die op Lean training werden gestuurd. Ach…

Tuurlijk, elke organisatie heeft processen, maar ik begreep niet waarom organisaties zoveel tijd verspilden aan het “lullen over processen” zonder ook maar dichter bij een verbeterde uitvoering te komen. En dat natuurlijk allemaal in verbeterclubjes ver van de uitvoering.

Daarnaast zag ik dat er maar weinig echt begrip was van wat het inhoudt om te “sturen met processen”. Iedereen kan een plaatje maken van blokjes met pijltjes, maar da’s heel wat anders om ook daadwerkelijk je processen te laten presteren. Zelfs als die blokjes en pijltjes uiteindelijk een workflowsysteem worden.

En het ergste; ik deed er zelf lekker aan mee. Ik herinner me nog dat ik me zelf een powerpointslide met de 8 verspillingen van lean of de 5 fases van BPM volwassenheid hoorde uitleggen. Toen dacht ik “Emiel, wie help je hier nu echt mee?”

Want uiteindelijk wil ik graag mensen en organisaties helpen om te werken aan zinvolle dingen. En dat zijn niet (da’s dan wel weer mijn mening)  vastgelegde processen in BPMN, dat zijn geen theoretische trainingen over Lean of BPM, dat zijn geen plannen met to-be processen.

Nee, dat zijn processen die doen wat er beloofd is!  Al die andere dingen zijn slechts middelen om dat voor elkaar te krijgen.

In mijn trainingen was dat altijd al wel een boodschap die ik probeerde mee te geven, maar op breder niveau in processenland zocht ik naar een andere manier om mijn ideeën kwijt te kunnen.

Want, ik kan wel wat vinden, maar als anderen met goede tegenargumenten zouden komen, zou dat ook wel weer leuk zijn (lees: ik hoopte natuurlijk dat mensen het juist met me eens zouden zijn).

Hoe kon ik mijn ideeën uiten?

En ineens had ik het. Laat ik Loesje achtige posters maken met teksten over de merkwaardigheden in Processenland. En hoe leuk; die Loesje handtekening kon ik heel makkelijk ombouwen tot “Procesje”. Een avondje knutselen met paint en powerpoint en Procesje was geboren.

procesjesIk vind ook dat die posters veel leuker zijn dan de huidige post-it procesjes, maar ze mogen niet meer.

Want, toen ik er zo’n 100 op m’n website/blog had geplaatst, kreeg ik een e-mail van de juridische afdeling van Loesje. Oh nee…

Toen ik met Procesje begon had ik copyright dingen en zo gecheckt, maar klaarblijkelijk had ik het niet goed begrepen of was er  in de tussentijd iets veranderd. Om een lang verhaal kort te maken; de posters mochten niet meer omdat het een inbreuk is op het beeldmerk van Loesje. Ik moet wel zeggen dat Loesje mij alles duidelijk heeft uitgelegd en alle tijd heeft gegeven om een alternatief te bedenken.

En dat zijn de post-its geworden. Enerzijds omdat het herinneringen oproept aan good old brownpaper sessies en anderzijds omdat het uiteindelijk tot kleine procesjes leidt, waardoor de naam “Procesje” toch nog ergens op slaat. Niet voor niks die domeinnaam geclaimd.

001

En zo ben ik verder gegaan met die post-it stijl. Eerst als blog en later ook nog blog en website gescheiden. En, social als ik ben, ook op twitter, facebook en facebook voor mensen met een stropdas Linkedin.

Daarnaast nog wat externe blogjes en via mijn geschrijf op bpm.com in contact gekomen met divers buitenlandse procesmensen. Daarom ook onlangs begonnen met een engelstalig blog.

En al die inspiratie komt vanzelfsprekend uit het dagelijks werk waarin ik organisaties begeleid om het beste uit hun processen te halen. En daarmee kom ik op de kern van dit verhaaltje.

Emiel of Procesje?

Ik krijg wel eens het commentaar dat Procesje en Emiel een beetje door elkaar zijn gaan lopen.  Zou dat daadwerkelijk zo zijn?

Tuurlijk is Procesje een rol, maar dat wil niet zeggen dat het ook een toneelstuk is. Maar de manier waarop is soms een boodschap breng is misshien niet altijd even “business-correct”.  Maar zo ben ik als persoon ook niet.  Dus niet zo gek eigenlijk.

Wellicht tijd om eens te kijken naar de diepere gedachtes achter Procesje. Die ik er vanzelfsprekend vanwege dit artikel bij heb verzonnen. **DEZE TEKST NOG WEGHALEN**

1. Niet te serieus, dat zijn anderen wel 

Het feit dat ik mijn uitingen doe op een post-it procesje; dat moet je vooral niet te serieus nemen. Sommigen vinden mij sarcastisch of cynisch. Dat mag, maar mijn tekstjes zijn over het algemeen bedoeld als ironisch: bedekte, milde spot, waarbij ik bijvoorbeeld het tegenovergestelde beweer van wat ik bedoel.

Toen ik bij de bank was om 80 euro te lenen voor het opzetten van Procesje.nl moest ik een business plan schrijven. Ik geloof dat daar iets instond als “ik wil de Spinal Tap van processenland worden”.  Wellicht wat ambitieus, maar het geeft een beeld.

Zo publiceer ik mijn tekstjes als procesmodelletjes, terwijl in mijn blogs en tweets regelmatig naar voren komt dat ik niet altijd een groot fan ben van processen in kaart brengen.

Ten eerste omdat het vaak een theoretische exercitie is ver weg van waar processen echt gebeuren. Anderzijds is een procesmodel niet echt een “kleine versie van de werkelijkheid” maar een verzameling afspraken over de betekenis van figuurtjes.

En toch gebruik ik de meest basic vorm van een procesmodel in m’n uitingen. En dan ook nog met post-it’s en niet iets hips als BPMN. Ha ha, ironisch toch?

Dat wordt overigens niet altijd begrepen. Geeft niks, we hebben ook mensen nodig die serieuze verhalen (zoals “Hoe kunstmatige intelligentie een algoritme ontdekte waarmee afgewerkte motorolie kan worden omgezet in 14 tips om een goede leider te worden die 2 millioen dollar per dag verdient”) moeten vertellen op Linkedin.

2. Maak het allemaal niet groter dan het is 

In onze huidige maatschappij van “nog efficiënter, nog sneller en vooral nog digitaler” heb ik vaak het gevoel dat de essentie van dingen verwijnt. Alles wordt zo opgeblazen, maar als je dan alle flauwekul wegkrabt, valt het vaak wel weer mee.

Als je er eens goed naar kijkt, dan verandert  het Waarom? en Wat? de meeste mensen willen niet zo snel.

Hoe? ze dat krijgen en door Wie?, dat dan weer wel. En daar wordt dan ook de meeste heisa over gemaakt. Prima hoor, maar vinden de meeste mensen het niet gewoon het leukst om met familie en vrienden te barbecuen?  Net als onze voorvaderen, 10 duizenden jaren geleden?

Procesje is daarom niet voor niets een verkleinwoordje. Tuurlijk zijn echte processen complex en spelen vele factoren daarin een rol. Maar de basis blijft “doen wat je belooft voor een klant”. En daarnaast heel goed begrijpen welke problemen uw processen voor uw klanten oplossen.

Als je dat vergeet, hebben alle andere fratsen wellicht helemaal geen zin. Begin bij de essentie, dan komt de ellende vanzelf. Of misschien ook wel niet. Dat zou natuurlijk mooi zijn.

3. Ik ben maar een simpel ventje

M’n procesjes zien er simpel uit. M’n website is simpel. En zelf ben ik ook best simpel.

Althans, dat maak ik mezelf wijs wanneer ik vertel dat ik bijvoorbeeld nog nooit naar Netflix heb gekeken, ik nog nooit een spelcomputer of horloge heb gehad, pas sinds 3 maand een smartphone heb die het wel doet en op vakantie ga met de (met ducttape gerepareerde) tent, m’n eigen groente verbouw,  kook op m’n Biolite stove en in en rondom huis zoveel mogelijk dingen probeer zelf te maken en te hergebruiken,

Of je dat echt als simpel mag betitelen, geen idee, maar ik vind dat gewoon fijn; de basis van dingen begrijpen. De wereld is niet complex. Sommigen maken het complex.

Daarom publiceer ik mijn teksten op simpel post-its. Geen BPMN 2.0 model. Geen fratsen.  Als iets werkt vind ik het prima. Tuurlijk alles kan beter sneller mooier en luxer. Maar moet het ook?

 

Geen ambitie?

Betekent dat ik geen ambitie heb? Zekers niet. Maar die liggen niet op het vlak van sneller, mooier, duurder etc. Maar op het gebied van elkaar een beetje helpen. Ervoor zorgen dat iedereen een fatsoenlijk leven kan leiden.

mmm… ’t wordt nu wel allemaal een beetje diepzinng. We hadden het over processen

Dus op  diverse manieren probeer ik organisaties de essentie van hun processen te laten bewaren in het geweld van digitalisering, verbetering en <vul maar in>. De basis van “managen door processen” blijft hetzelfde, maar hoe je dat doet kan natuurlijk veranderen.

Dat helpen doe ik op vele manieren; trainingen, workshops, advisering, presentaties bloggen, boekjes.  Maar ik heb moeten leren dat ik het meest kan helpen door te luisteren en vragen te stellen.

Maar da’s dus allemaal gewoon m’n dagelijkse werk. Maar…

…wat nou met die post-its?

Met Procesjes wil ik dus m’n belevenissen en adviezen over “managen door processen” delen met de volgende uitgangspunten:

  • Met een knipoog en ironie als tegengeluid tegen al dat hoogdravende geouwehoer, maar,
  • wel met een uitleg om ook daadwerkelijk te kunnen helpen en
  • door het simpel te houden en normaal te doen

Past de huidige post-it uiting daar nog bij of is het tijd voor iets anders?  Ik ben er nog niet uit.  Wat vindt u?