Je zou het misschien niet verwachten wanneer organisaties al besloten hebben om hun processen te verbeteren, maar soms ontstaat pas dan een discussie over het verschil tussen effectiviteit, efficiëntie en productiviteit.
Ik leg mijn interpretatie van deze termen altijd uit aan de hand van mijn groentetuintje. Misschien wel leuk om dat verhaaltje te delen.
Effectiviteit: Het juiste resultaat opleveren
Ik heb dus een groentetuintje. Hierin verbouw ik diverse groentes. Mijn doel is om daarmee mijn gezinnetje 3 maanden per jaar van verse groente te voorzien.
Dat is dus mijn gewenste procesresultaat en doel: Voldoende groente voor 3 maanden per jaar.
En dat lukt. Mijn werkwijze en inzet van middelen zijn dus effectief; ik bereik het juiste resultaat.
Efficiëntie: Hetzelfde resultaat met minder inspanning
Efficiëntie gaat, in mijn beleving, om de hoeveel tijd, geld (of algemener: resources) die je steekt in het behalen van dat juiste proces resultaat.
Voor het gemak van dit verhaal kijk ik alleen even naar geld en tijd (daar zijn overigens de meeste dingen wel naar terug te rekenen).
De meeste tijd zit in het begin en eind bij het planten en oogsten. Maar gemiddeld besteed ik zo’n 12 minuten per dag aan m’n tuintje.
Aan zaadjes/stekjes ben ik zo’n 20 euro per seizoen kwijt. Water haal ik uit de vijver aan de overkant, dus dat kost me niets. Aan mest besteed ik 25 euro.
Voor mij is efficiëntie “Hetzelfde resultaat behalen met minder resources”. Uitgangspunt blijft dus dat ik die 3 maanden groente oplever.
Maar wanneer ik daar bijvoorbeeld maar 11 minuten per dag aan hoef te besteden, dan is mijn efficiëntie verhoogd.
Of stel dat ik mest goedkoper kan krijgen. Dan kan ik met minder geld hetzelfde resultaat bereiken. Efficiëntie verhoogd.
Efficiëntie: Dezelfde hoeveelheid groente met minder tijd of geld.
Productiviteit: Meer resultaat met dezelfde inspanning
Productiviteit betekent voor mij meer van het juiste uit dezelfde resources halen.
Dat betekent in dit geval dat ik nog steeds 12 minuten per dag besteed. En nog steeds 45 euro besteed aan zaadjes en mest.
Maar stel dat het betere mest is, of dat ik een ander ras zaadjes heb gekocht. Of misschien dat ik mijn techniek van water geven heb verbeterd.
(of dat ik gewoon geluk heb met het weer)
Dan kan het zo maar zijn dat ik plots voor 3 maand en 1 week groente kan opleveren., Met dezelfde tijdsbesteding en kosten heb ik dan een beter resultaat bereikt. Hierbij ga ik er wel vanuit dat die ene week extra groente een zinvol resultaat is.
Productiviteit; meer groente voor hetzelfde geld en tijd.
Meer met minder?
Meer met minder. Die term hoor je vaak. Dat zou dus betekenen dat ik zowel efficiënter en productiever wordt. Zou dat kunnen? Vast wel.
Ik verzin maar wat:
- Door een verbeterde spittechniek houdt de grond meer water vast, groeien de wortels beter en wordt de opbrengst groter
- Het lukt me om zaadjes te oogsten die ik het volgend seizoen weer kan planten
- Mest heb ik goedkoper kunnen krijgen
En zo heb ik uiteindelijk meer groente, tegen lagere kosten. Hoe zou je dat noemen Produciënter?
Daarnaast heeft het weer natuurlijk ook een grote invloed. Je kunt geluk, maar ook pech hebben. Misschien ga ik wel investeren in een kas. Over investeren gesproken:
Weinig dingen komen voor niets; return on investment
Soms heb ik geluk en krijg ik een gratis verbetering van efficiëntie of productiviteit. Bijvoorbeeld als de mest in de aanbieding is of als het weer gunstig is.
Maar niet zelden moet je ook investeren voor verbetering.
Wanneer ik minder tijd wil besteden, zal dat soms kunnen door slimmer te werken. Maar meestal gaat dat gepaard met investeren in zaken als machines of andere hulpmiddelen.
Dan is het verstandig om te kijken naar de Return on Investment.
Zo loop ik dus voor water naar de vijver aan de overkant. Ik gebruik de grootst mogelijke emmers, maar ik kwam erachter dat dat best veel tijd kost. Gemiddeld zo’n 6 minuten per dag (op regenachtige dagen loop ik niet en op droge dagen vaker). Maar die 6 minuten is wel de helft van de totale bewerkingstijd! Zou ik daar iets aan kunnen doen?
Zo zag ik op marktplaats een goede kwaliteit dompelpomp met voldoende lengte aan slang. Ik kon deze voor 80 euro overnemen. Ik heb even geoefend met het uitrollen en opruimen. Gemiddeld kan ik daar zo’n 2 minuten per dag mee besparen.
In principe is mijn vrije tijd gratis, maar stel dat ik als zzp’er netto 30 euro per uur kan pakken, dan bespaar ik dus 1 Euro per dag.
Dat betekent dat ik de dompelpomp er in 80 dagen uit heb. Dat is iets minder dan de 3 maanden die ik elk seizoen aan ‘n tuintje besteed. Binnen 1 seizoen heb ik deze investering dus terug verdiend.
En ik ga ervan uit dat de pomp wel wat meer seizoenen mee gaat. Wat zou u doen?
(getallen in dit verhaaltje zijn fictief. Om makkelijk te rekenen)