Procesregels. Ik schrijf er niet zo vaak over. Toch komen ze in veel processen voor. Een procesregel bepaalt of een geval (het ding dat door het proces stroomt) links of misschien wel rechts gaat.

Een procesregel zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat aanvragen van 50.000 € of meer anders worden afgehandeld dan aanvragen van minder dan 50.000 €.

In een procesmodel zie je zo’n procesregel vaak terug als het oud Hollandse wybertje. Maar, dat is en blijft slechts een plaatje. In de uitvoering van een proces kan zo’n procesregel grote invloed hebben op de prestaties van een proces.

Zeker wanneer de capaciteit (bijvoorbeeld van mensen) over de gevallen met verschillende procesregels moet worden verdeeld. Het zou dan zo kunnen zijn dat het kleine aantal aanvragen van meer dan 50.000 €, de grote hoeveelheid andere aanvragen heel erg ophouden, met grote doorlooptijd voor sommige gevallen als gevolg.

Het is dus verstandig om uw procesregels regelmatig te evalueren en, indien nodig, bij te stellen. Daarom zijn er veel organisaties die een “rules engine” hebben, om de procesregels “buiten het proces” te kunnen wijzigen.

En wanneer een procesregel bepaalde gevallen tot een dusdanige uitzondering maken, is een andere overweging dat deze een eigen proces krijgen, zodat ze de andere gevallen niet meer verstoren.

Er zijn mensen die beweren dat regels leuk zijn. Dat lijkt me wat overdreven, maar wanneer heeft u het laatst naar uw procesregels gekeken?