Je kunt haast nergens meer een proces project opentrekken of het doel is wel om processen efficiënter te maken. Het zij via Lean, het zij via een andere verbetermethode; efficiëntie, dat is de heilige graal!
Wanneer ik dan zachtjes fluister dat efficiëntie eigenlijk geen doel van een proces kan zijn, word ik, zoals wel vaker, uitgelachen. ’Kom op Procesje, je kunt wel merken dat jij niet naar de procesverbeter-school bent geweest’ tuurlijk is efficiëntie wel een doel van het proces’
Maar, stel dat u gewoon lekker kon aanklooien, beetje lanterfanteren en waailappen terwijl toch iedereen tevreden was over het resultaat van uw processen. Wie heeft het dan nog over efficiëntie? Niemand toch?
En daarmee kom ik op het punt achter dit procesje. De meeste processen hebben als doel om een product of dienst op te leveren. Over dat procesresultaat belooft u vast iets. Niet zelden op het gebied van tijd of kosten.
En dat is dus het procesdoel; iets opleveren tegen bepaalde kosten of in een bepaalde tijd. En als dat allemaal prima gaat, mooi toch?
Maar als het plots, omwille van concurrentie, wetgeving, etc, sneller of goedkoper moet, dan zal er wellicht een efficiëntie slag gemaakt moeten worden. Efficiëntie is daarmee een middel geworden om uw processen (weer) te laten doen wat ze beloven.
Is het voor u ook noodzakelijk om efficiënter te werken? Vertel uw medewerkers dat dan niet, maar vertel ze wat u wilt dat uw processen echt doen. Grote kans dat efficiënter werken dan een onvermijdbaar bij-effect is.
Hoi Procesje,
Onlangs sprak ik iemand die treinen repareert. Hij vertelde me dat zijn team werkopdrachten ontvangt via een terminal. Voor iedere werkopdracht staat een bepaalde tijd die in de loop der jaren steeds korter is geworden. Typisch een voorbeeld van een proces waarbij gestuurd wordt op efficiëntie?
Wat me opviel in zijn verhaal is dat deze persoon niet meer over zijn eigen werk ging. De tijd waarin een klus geklaard moest worden, werd eigenlijk van bovenaf opgelegd.
Later vroeg ik me af of het team niet meer verantwoordelijkheid zou moeten krijgen om zelf na te denken over mogelijke procesverbeteringen.
Groet,
Tim
Hoi Tim,
Persoonlijk zou ik zeggen dat er niet wordt gestuurd op efficiëntie, maar op doorlooptijd. Die dan steeds scherper wordt gesteld. Het procesresultaat blijft ‘trein gerepareerd’ en het doel was bijv ‘binnen 24 uur’ en dat is nu misschien ‘binnen 18 uur’
Efficiënter werken is dan mogelijke een MIDDEL om dat te halen. Maar efficientie kun je alleen berekenen als het telkens het procesresultaat ook hetzelfde is (trein gerepareerd en de reparaties is ook goed uitgevoerd). Effectiviteit dus.
Van bovenaf de doorlooptijd opleggen (dat doet een klant best wel vaak eigenlijk) wil nog niet zeggen of het uitvoerende team niet mag kijken naar verbeteringen van een proces. Dat zijn 2 dingen die los van elkaar zijn. Maar in een organisatie waar het ‘allemaal goed zit’ zouden medewerkers moeten mogen zeggen dat het opleggen van bepaalde doelen weleens ten koste zouden kunnen gaan van de kwaliteit. Maar dat kan een keuze zijn: ‘ een half gerepareerde trein binnen een uur weer op de rails’