Je zou het misschien niet verwachten wanneer organisaties al besloten hebben om hun processen te verbeteren, maar soms ontstaat pas dan een discussie over het verschil tussen effectiviteit, efficiëntie en productiviteit.

Ik leg mijn interpretatie van deze termen altijd uit aan de hand van mijn groentetuintje. Misschien wel leuk om dat verhaaltje te delen.

Effectiviteit: Het juiste resultaat opleveren

Ik heb dus een groentetuintje. Hierin verbouw ik diverse groentes. Mijn doel is om daarmee  mijn gezinnetje 3 maanden per jaar van verse groente te voorzien.

Dat is dus mijn gewenste procesresultaat en doel: Voldoende groente voor 3 maanden per jaar.

En dat lukt. Mijn werkwijze en inzet van middelen zijn dus effectief; ik bereik het juiste resultaat.

Efficiëntie: Hetzelfde resultaat met minder inspanning

Efficiëntie gaat, in mijn beleving, om de hoeveel tijd, geld (of algemener: resources) die je steekt in het behalen van dat juiste proces resultaat.

Voor het gemak van dit verhaal kijk ik alleen even naar geld en tijd (daar zijn overigens de meeste dingen wel naar terug te rekenen).

De meeste tijd zit in het begin en eind bij het planten en oogsten. Maar gemiddeld  besteed ik zo’n 12 minuten per dag aan m’n tuintje.

Aan zaadjes/stekjes ben ik zo’n 20 euro per seizoen kwijt. Water haal ik uit de vijver aan de overkant, dus dat kost me niets. Aan mest besteed ik 25 euro.

Voor mij is efficiëntie “Hetzelfde resultaat behalen met minder resources”.  Uitgangspunt blijft dus dat ik die 3 maanden groente oplever.

Maar wanneer ik daar bijvoorbeeld maar 11 minuten per dag aan hoef te besteden, dan is mijn efficiëntie verhoogd.

Of stel dat ik mest goedkoper kan krijgen. Dan kan ik met minder geld hetzelfde resultaat bereiken. Efficiëntie verhoogd.

Efficiëntie: Dezelfde hoeveelheid groente met minder tijd of geld.

Productiviteit: Meer resultaat met dezelfde inspanning

Productiviteit betekent voor mij meer van het juiste uit dezelfde resources halen. 

Dat betekent in dit geval dat ik nog steeds 12 minuten per dag besteed. En nog steeds 45 euro besteed aan zaadjes en mest.

Maar stel dat het betere mest is, of dat ik een ander ras zaadjes heb gekocht. Of misschien dat ik mijn techniek van water geven heb verbeterd.

(of dat ik gewoon geluk heb met het weer)

Dan kan het zo maar zijn dat ik plots voor 3 maand en 1 week groente kan opleveren., Met dezelfde tijdsbesteding en kosten heb ik dan een beter resultaat bereikt. Hierbij ga ik er wel vanuit dat die ene week extra groente een zinvol resultaat is.

Productiviteit; meer groente voor hetzelfde geld en tijd.

Meer met minder?

Meer met minder. Die term hoor je vaak. Dat zou dus betekenen dat ik zowel efficiënter en productiever wordt. Zou dat kunnen?  Vast wel.

Ik verzin maar wat:

• Door een verbeterde spittechniek houdt de grond meer water vast, groeien de wortels beter en wordt de opbrengst groter
• Het lukt me om zaadjes te oogsten die ik het volgend seizoen weer kan planten
• Mest heb ik goedkoper kunnen krijgen

En zo heb ik uiteindelijk meer groente, tegen lagere kosten. Hoe zou je dat noemen Produciënter?

Daarnaast heeft het weer natuurlijk ook een grote invloed. Je kunt geluk, maar ook pech hebben. Misschien ga ik wel investeren in een kas. Over investeren gesproken:

Weinig dingen komen voor niets; return on investment

Soms heb ik geluk en krijg ik een gratis verbetering van efficiëntie of productiviteit. Bijvoorbeeld als de mest in de aanbieding is of als het weer gunstig is.

Maar niet zelden moet je ook investeren voor verbetering.

Wanneer ik minder tijd wil besteden, zal dat soms kunnen door slimmer te werken. Maar meestal gaat dat gepaard met investeren in zaken als machines of andere hulpmiddelen.

Dan is het verstandig om te kijken naar de Return on Investment.

Zo loop ik dus voor water naar de vijver aan de overkant. Ik gebruik de grootst mogelijke emmers, maar ik kwam erachter dat dat best veel tijd kost. Gemiddeld zo’n 6 minuten per dag (op regenachtige dagen loop ik niet en op droge dagen vaker). Maar die 6 minuten is wel de helft van de totale bewerkingstijd! Zou ik daar iets aan kunnen doen?

Zo zag ik op marktplaats een goede kwaliteit dompelpomp met voldoende lengte aan slang. Ik kon deze voor 80 euro overnemen. Ik heb even geoefend met het uitrollen en opruimen. Gemiddeld kan ik daar zo’n 2 minuten per dag mee besparen.

In principe is mijn vrije tijd gratis, maar stel dat ik als zzp’er netto 30 euro per uur kan pakken, dan bespaar ik dus 1 Euro per dag.

Dat betekent dat ik de dompelpomp er in 80 dagen uit heb. Dat is iets minder dan de 3 maanden die ik elk seizoen aan ‘n tuintje besteed. Binnen 1 seizoen heb ik deze investering dus terug verdiend.

En ik ga ervan uit dat de pomp wel wat meer seizoenen mee gaat. Wat zou u doen?

(getallen in dit verhaaltje zijn fictief. Om makkelijk te rekenen)

2016. Bijna voorbij. En dan is het wel zo hip dat je even terugblikt.

Ondanks dat Procesje.nl slechts een hobby-projectje is, ben ik verbaasd en bovenal dankbaar dat ik met al m’n onzin toch nog aardig wat leuke dingen heb mogen doen in het afgelopen jaar.

In het laatste blog van dit jaar een (niet chronologische en vast niet complete) opsomming.

Blogger voor Sigma Online

Dit jaar heb ik 6 keer een verhaaltje mogen typen voor het platform van Sigma online. Soms over procesmanagement vs kwaliteit, de andere keer wat meer persoonlijk.

Leuk om te doen en ook volgend jaar ben ik weer van de partij.

Panel op BPM congres in Portugal

Ook werd ik gevraagd om te spreken op een BPM congres in Portugal. Mijn eerste gedachte was “wat heb ik daar nou toe te voegen. Ik deel slechts mijn verwondering en ervaringen in BPM land. Anderen weten veel meer dan ik”.

Uiteindelijk ben ik toch gegaan en heb de paneldiscussie geleid over de zin en onzin van Digitale Transformatie. Die discussie hadden de panelleden ook best zonder mijn inbreng kunnen voeren. Toch was het een leuke ervaring. Met name omdat ik mensen heb ontmoet die ik normaal alleen online spreek. Vanzelfsprekend was het ook gaaf om Lissabon te zien.

Bijwonen Process Model canvas workshop

Na wat discussies online, heb ik dit jaar ook een workshop Process Model Canvas van Marco Bijl mogen bijwonen. Hiervan heb ik een verslag geschreven.

Reaguurder op BPM.com 

Al enkele jaren discussieer ik mee op het forum van BPM.com. Soms erger ik me wel eens aan het “alles automatiseren” sfeertje dat daar heerst. Ik vraag me dan af of ik met mijn stijl van reageren wel moet doorgaan.  Maar voor het eerst sinds jaren merkte ik dit jaar dat ook anderen er wat luchtiger instonden. Niemand zal immers tijdens zijn uitvaart herinnerd worden als “Hij was zo goed in processen automatiseren”.

1 April 

Ik vind procesmanagement zo leuk omdat het alle aspecten van organiseren raakt. Hoewel sommigen dat wel denken, is het niet alleen de technologie. Maar ook o.a data, besturing en het menselijke aspect.

Met name menselijk gedrag en de invloed op processen is waar ik me steeds meer in ben gaan interesseren. Vandaar dat mijn 1 april grap van dit jaar dan ook dit “softe” aspect betrof.

Interviews met BPMtips.com

BPMtips.com van Zbigniew Misiak is een nog erger uit de hand gelopen hobbby dan Procesje.nl. Daarom werk ik daar graag aan mee. Dat heb ik dit jaar 2 keer gedaan. De eerste keer met een interview zonder beeld, en de 2e keer met beeld als onderdeel van de BPM Value Summit.

Bezoek jaarcongres procesmanagement

Op 17 oktober heb ik het jaarcongres procesmanagement bezocht. In principe om Marco Bijl te helpen met zijn Process Model Canvas Workshop. Maar natuurlijk heb ik ook alle kansen aangegrepen om nieuwe dingen te leren.

Podcast met Kissflow

Kissflow is een leverancier van Workflow software, maar de manier waarop ze dingen brengen vind ik wel grappig. Hun marketing meneer vroeg of ik een soort jaar-afsluit-podcast willde opnemen, samen met Sandy Kemsley. Ook hier dacht ik weer “Waarom ik? Ik typ alleen maar quasi lollige stukjes over processen”.  Desondanks toch gedaan. Altijd leuk; een beetje ouwehoeren over processen.

Het normale werk; bloggen en twitteren

Procesje.nl is natuurlijk ooit begonnen als blogje met een knipoog. Om mijn verwondering en ervaringen over mijn werk in Processenland te delen. Dit jaar heb ik toch ook wel wat verhaaltjes geschreven die verder gingen dan het traditionele 4 post-its procesje. Deze staan op mijn blog of Linkedin.

Daarnaast blijf ik twitter een leuk medium vinden. De interactie, de grapjes en de snelheid; daar houd ik van. Niet te serieus nemen dus,die tweets 😉

Niet alles ging goed

Waar gehakt wordt vallen spaanders. Dus niet alles lukt. Of soms moet je je ongelijk toegeven. Gelukkig word ik daar steeds beter in. Eigenlijk vind ik het juist wel prettig. Daardoor leer je nieuwe dingen en andere inzichten. En kom je er soms achter dat je het ook niet altijd met elkaar eens hoeft te zijn, maar toch normaal kunt doen.

Zo werd ik dit jaar door een organisatie gevraagd om gastblogger te worden. Prima. Maar tijdens het schrijven van het eerste blog, bleek de match toch minder dan verwacht. Onze stijlen liepen te veel uiteen. En een compromis zou er heel knullig uit gaan zien. In goed overleg dus besloten hier niet mee verder te gaan.

En 2017? 

Ik ben er nog niet over uit. Blijf ik actief in BPM land? Zo ja, dan wil ik met Procesje.nl wat gaan experimenteren met video. Dus niet meer alleen maar tekst, maar ook bewegende plaatjes.

Oh ja. Ik ga ook meeschrijven (lees: beetje commentaar geven) aan het nieuwe boek van Roger Tregear.

En misschien ga ik toch echt eens wat anders doen. Zoals die leraren opleiding. Of toch die gastouderopvang ombouwen tot kinderdagverblijf. Of toch dat klussenbedrijf. Of toch…

Ach, ik zie wel. Ik leef vandaag. (nog) niet morgen.

In ieder geval bedank ik jullie heel erg hartelijk voor het volgen van Procesje en wens ik jullie hele fijne feestdagen. En ik hoop dat 2017 wordt wat je er van verwacht!

De mazzel,

Emiel

Je kunt Linkedin niet open slaan of er is wel weer een mooi artikel verschenen over zelfsturing, empowerment of medewerkers “in hun kracht zetten”.

Leuk. Maar ook altijd goed? Ik heb geen idee. Maar ik zie er zo nu en dan wel voorbeelden van in het dagelijks leven. En ook niet.

Supermarkt

Ik vind boodschappen doen niet heel leuk. Ik kan online bestellen en laten bezorgen. Maar wat moeten de buren daar wel niet van denken. Dat ik een snob ben?

Dus zo nu en dan wurm ik me in de Opel Kadett en begeef me naar het gezellige pand van een Duitse Dozen Uitstaller.

Ik hou het daar best even vol. Maar hoe langer ik er verblijf, hoe recalcitranter ik word. In dat soort gevallen weiger ik bijvoorbeeld een balkje tussen de boodschappen te leggen wanneer mijn voorganger bij de kassa dat is vergeten.

Met als gevolg dat de meneer of mevrouw achter de kassa vol overgave mijn pak halfvolle biologische yoghurt en netje droge worst scant. Totdat mijn voorganger opmerkt “Ho is ee’m. Die bint niet van mij, heur” .

Met een “Oh sorry, ik had niet gezien dat er geen balkje lag” excuseer ik mij dan.

Om vervolgens te aanschouwen hoe het prachtige spel der supermarkt-hiërarchie zich ontvouwt.

“Filiaalmanager naar de kassa, alstublieft”.  Deze zin is de trigger voor een meneer met stropdas om achter zijn spiegelwand vandaan te komen. Zwaaiend met de “magische sleutel”.

“Deze 2 producten moeten eraf, want die meneer met baard heeft geen balkje tussen de boodschapen gelegd”.

Vervolgens wordt er door de stropdas wat aan een sleutel gedraaid, op wat toetsen gedrukt, waarna hij triomfantelijk wegloopt en weer achter zijn spiegelwand verdwijnt.

Wanneer mijn voorganger uiteindelijk heeft afgerekend en de bon checkt, wendt hij zich lichtelijk geïrriteerd tot de kassamedewerker “Op die maaltiedsalade zat toch vieftig procent korting?”

“Filiaalmanager naar de kassa, alstublieft”

De bouwmarkt

Omdat ik toch onderweg was, besloot ik ook even langs een bouwmarkt te rijden. Ik had voor een knutselprojectje 2,50 meter ketting nodig.

Hoewel ik het zelf kon, hield ik mij aan de regels en vroeg een medewerker om die lengte voor mij af te knippen.

Voor die jongen was het de eerste avond van zijn bijbaantje, maar samen is het ons prima gelukt om die 2 en halve meter van de rol af te krijgen.

Hup, naar de kassa. “Goedenavond mevrouw, dit is 2 en halve meter”

“Oh, ketting verkopen we niet per halve meter. Dat kunnen we niet aanklikken in de kassa”

Dit aanhorende begon ik de winkel al af te speuren naar een filiaalmanager.

“Dan doe ik gewoon 2 meter en dan nog een losse meter en dan geef ik je 50% korting op die ene meter”

“Da’s dan 7 euro 50. Heeft u ook een klantenpas?”