Suiker en Melk?

021

(Let op: deze blog is, na beetje afstoffen, een herplaatsing van blog van 13 sept 2011. Wellicht dat sommige stukjes daardoor wat ouderwets overkomen)

Procesmanagement is dagelijks werk. Dat kun je goed doen of slecht doen. Maar stel dat je het serieus zou willen proberen, dan zou je kunnen stellen dat het doel van procesmanagement het besturen van uw organisatie op basis van processen is.

De gedachte daarachter is dat processen “de dingen” zijn waarmee uw organisatie de producten en diensten voor uw klanten maakt.

Lean is een methode voor continu verbeteren. Toegepast op een procesgerichte organisatie, gaat het daarbij dus om het verbeteren van processen.

Hierdoor zou het leveren van producten en diensten dus steeds beter moeten gaan. Wat daarbij als ‘beter’ wordt betiteld, verschilt natuurlijk van proces tot proces.

Lean en Procesmanagement; 2 verschillende dingen, maar samen een sterk koppel. De goede dingen steeds beter doen. Wie wil dat nou niet?

De ideetjes achter Lean zijn natuurlijk niet de enige manier om processen te verbeteren. Maar, het zal u niet ontgaan zijn, wel net zo populair als Justin Bieber   Genoeg voorbeelden dus ook van succesvolle en minder succesvolle toepassingen.

Mijn ervaring is dat de minste kans op verbetering ontstaat wanneer lean wordt ingezet als trukendoos. Met z’n allen 3 dagen op training en dan knutselen aan VSM’en, oud Japans verbeterbord-staren, werkplekken inrichten met 5 essen en vervolgens verbaasd zijn dat die 2 ton besparing maar niet wil lukken in een maand.

Lean is geen trucendoos. Dat het een levensstijl is, gaat me ook iets te ver, maar “willen verbeteren” is toch wel een minimale voorwaarde. En wanneer zou u willen verbeteren?

In ieder geval wanneer u pijn heeft. Dus, waar doen uw processen pijn?

Als de beschrijvingen maar up to date zijn, toch?

020U zou haast denken dat ik alleen maar bezig ben met het verzinnen van quasi lollige procesjes en het twitteren van cynische teksten, maar toch kome ik ook regelmatig bij organisaties die ‘iets met processen’ doen. En ja, dan blijkt het vastleggen van processen toch vaak op een griepje waar je niet vanaf komt.

Vanzelfsprekend belanden we dan snel in discussies over hoe deze beschrijvingen actueel gehouden kunnen worden. Gemene vraag die ik dan stel; denkt u dat uw klanten op actuele procesbeschrijvingen zitten te wachten? Nee, lijkt me niet.

Die (proces)klanten willen gewoon dat u uw processen dusdanig ingericht heeft zodat deze processen u helpen om te doen wat u belooft. Grip op de uitvoering van processen (wel zinvolle graag!) is uiteindelijk het enige wat telt. En in de uitvoering kan dat betekenen dat processen inderdaad vaak veranderen, omdat u voor een bepaalde klant net even iets anders doet.

Daarmee wordt ook weer benadrukt dat een proces niet hetzelfde is als ‘standaardisatie’. Processen zijn gewoon processen (de ‘dingen’ die producten en diensten leveren) en standaardisatie is slechts een oplossing om meer grip te krijgen op een proces. En voor processen waar ‘adaptation’ belangrijk is, is standaardisatie waarschijnlijk geen goede oplossing.

Het is dus grappig om te zien dat, afhankelijk van iemand’s standpunt, heel makkelijk doel en middel door elkaar worden gehaald.

Ooit een organisatie gezien die als doel had om up to date procesbeschrijvingen te hebben?

Wat kijkt iedereen hier betrokken

019In elke organisatie die ‘iets met processen’ wil doen, ontstaat uiteindelijk wel de discussie over hoe je medewerkers kunt betrekken bij processen. Nu is dat sowieso al een vage vraag. Wat wordt er bedoeld met  ‘processen’?  Mooie modellen maken, processen verbeteren of ze gewoon uitvoeren?

Ik hoop altijd dat laatste, maar vaak wordt toch bedoeld het verbeteren van processen.

Verplicht mee moeten doen met allerlei verbeterprojecten, uitmondend in het gedetailleerd vastleggen van processen; hoe betrokken is dat?  Dan weet je zeker dat medewerkers gemotiveerd raken; gemotiveerd om nooit meer mee te doen.

En het is vaak wel zielig voor al die procesgekken die met allerlei middelen proberen om iedereen te verleiden met procesverbeterdingen mee te doen. Met zoveel enthousiasme werken ze eraan en niemand vindt het interessant.

Heel vaak zit ‘m dat toch op (ja, ik weet dat het tocht door de open deur); communicatie.  Stel dat je er voor kiest om procesverbeterprojecten uit te voeren, neem dan in ieder geval de moeite om te vertellen over welke processen het gaat, wat er van die processen verwacht wordt en waarom ze niet goed lopen.

Maar  toch, ik blijf het gek vinden om verbeteren als iets los te zien. We gaan even verbeteren en dan weer aan het werk. Waarom niet andersom?

Ga aan het werk en geef medewerkers de mogelijkheden en middelen om te verbeteren. Zij voelen de pijn, zitten dicht bij de klant. Dat is de plek waar verbeteringen tot leven komen.

En als u ze dan ook nog een klein beetje opleidt over procesmanagement; wow  (….pinkt een traantje weg…)

Wie doet vandaag het proces?

018

Ik help organisaties met het knutselen aan processen. Processen dusdanig inrichten en bestuurbaar maken zodat ze doen wat er aan de klant beloofd wordt.

Maar, zelf ben ik ook regelmatig klant in een proces. Of anders gezegd; regelmatig trigger ik processen van organisaties. Omdat ik iets wil, wordt er voor mijn zaak een proces uitgevoerd.

En, als ik dat eens vergelijk met aantal jaar geleden; wat moet ik als klant veel zelf doen, zeg.

Natuurlijk zijn we er langzaam aan in meegegroeid, maar hoeveel delen van procesuitvoering zijn er wel niet verschoven naar de klant?

Vanzelfsprekend mogelijk gemaakt door de huidige technologie, ben je als klant soms zelf verantwoordelijk voor een groot deel van de uitvoering van een proces.

Foto’s laten afdrukken, winterbandenwissel inplannen, keukens ontwerpen. Zo maar wat voorbeelden die je als klant online kunt doen. Werk dat in het verleden door een fotograaf, autozaak of keukenboer werd gedaan.

Service noemen ze dat. Ik kan me voorstellen dat niet iedereen dat als service ziet, maar meer als ‘het er makkelijk van afmaken’ met een website of app.

Je vraagt je soms af wat de leverende organisaties zelf nog doen. Het geld opstrijken?

Ik denk dat de rol van de aanbiedende organisaties steeds meer verschuift naar facilitator en informatieverschaffer. Er voor zorgen dat de klant de juiste informatie op de juiste manier tot zijn/haar beschikking heeft en op basis daarvan de benodigde handelingen kan uitvoeren.

Heeft dus ook veel te maken met een prettige gebruikerservaring en goede feedback. En dat zorgt er dan weer voor dat de data mooi op orde is voor de rest van het proces.

Maar, als ik dan zoveel werk zelf doe, kan er dan niet een beetje korting af?

Procesvolwassenheid; is dat niet gewoon kinderspel?

017Met de toename van de populariteit van het vakgebied Business Process Management ontstonden ook de zogenaamde volwassenheidsmodellen. Deze zouden antwoord moeten geven op de vraag “hoe procesgericht is uw organisatie?”

Een checklistje invullen en u weet wat er, qua procesgerichtheid, nog te behalen valt voor uw organisatie. Vanzelfsprekend wordt hiervan dankbaar gebruik gemaakt door adviesbureaus die u graag helpen om een paar treden te klimmen op de volwassenheidsladder.

Maar is het niet zo dat de mate van grip per proces mag verschillen? Sommige processen moet je lekker laten gaan, terwijl anderen veel meer sturing nodig hebben. Geldt volwassenheid dus niet meer voor individuele processen dan voor een organisatie als geheel? Dat besef duidt misschien al op enige volwassenheid in het aanpakken van BPM.

Afgezien daarvan; zouden uw klanten blij zijn wanneer u met trots op uw website meldt dat u gestegen bent van level 2 naar level 3 en dat dat betekent dat u nu echte end-tot end processen heeft vastgelegd?

Tuurlijk niet; voor uw klant gelden slechts 2 niveaus; wel tevreden of niet tevreden over het resultaat.

En of u deze resultaten er nu uit heeft geworsteld via niveau 1 of niveau 5, het zal ‘m een vleesvervanger zijn.

Kortom de klant verwacht dat u zich volwassen gedraagt, niet dat u het bent.