Maandelijks archief: maart 2016

Processen en vliegtuigjes vouwen

Geplaatst op door
Antwoorden

Vanzelfsprekend was het afgelopen weekend paaseieren zoeken bij opa en oma in de tuin.

En na dat alle eieren waren gevonden, was het knutseltijd voor de kinderen. Eén van de neefjes had het idee opgevat om vliegtuigjes te gaan vouwen.

Nog maar net lagen de vouwblaadjes op tafel of opa toverde de Ipad te voorschijn met een app die kinderen leert vliegtuigjes te vouwen. Stap voor stap word je begeleid om elke vouw in de juiste volgorde uit te voeren.

De kinderen letten goed op en deden de handelingen exact als in de app werd uitgelegd. Trots op elke stap die was afgerond.

Ik zelf deed ook mee, maar irriteerde me met elke stap meer en meer. Waarom? Omdat ik maar wat handelingen deed, maar geen idee had waarom. Op deze manier had ik nog nooit een vliegtuigje gemaakt en begreep niet waarom ik bepaalde handelingen moest doen.

Ik had dus graag eerst het eindresultaat gezien voordat ik aan de slag ging.

Dus bij elke stap werd ik steeds geïrriteerder, terwijl de kindertjes juist steeds blijer werden ‘We hoeven nog maar 2 van de 12 stappen’

Uiteindelijk vlogen de vliegtuigjes van de kinderen de hele kamer rond, terwijl die van mij na een meter al op de grond lag.

‘Ha, ha, die oom Emiel kan echt geen vliegtuigjes maken’

Kortom, een mooie illustratie dat je ook in processen verschillende manieren van werken en dus ook verschillende type medewerkers nodig hebt.

Je hebt mensen die het gewoon fijn vinden om instructies uit te voeren en er voldoening in vinden om ‘alle stappen uit te voeren’

En je hebt mensen die ‘het doel duidelijk moeten hebben’ en dan wellicht hun eigen instructie bedenken.

Over verschillende typen procesuitvoering heb ik ook ooit op linkedin wat geschreven. 

 

 

Ik ben moe, maar ik mis een onderdeel

Geplaatst op door
Antwoorden

029

Degene die mij kennen, weten dat ik heel wat jaren heb gewerkt voor een leverancier van BPM software.  In de beginjaren waren dat allemaal losse producten waarmee je ‘iets specifieks met processen’ kon doen. Denk daarbij aan:

  • Modelleer tools om processen in kaart te brengen
  • Workflow tools om de uitvoering van goed definieerbare processen te ondersteunen
  • Case management tools om processen met meer dynamiek te ondersteunen
  • Process mining tools om ‘processen’ te ontdekken uit logbestanden van systemen

Specifieke tools dus die destijds erg goed waren in waarvoor ze waren ontwikkeld.

Maar het was ook de tijd waarin ‘holistisch BPM’ opkwam. Kijken dus naar alle aspecten die je nodig hebt om een organisatie op procesmatige manier te besturen en (continu) te verbeteren.

Qua technologie leidde dat tot de opkomst van de BPM suites.  Door de jaren heen zijn de namen wellicht veranderd in iets als ‘Smart Process Platform’ of ‘Digital Business Platform’ en ook zaaksystemen, die we veel kennen in Nederland, schaar ik er onder.

Want het idee achter deze platformen is dat de functionaliteit van eerder genoemde losse tools, worden samengevoegd en dat organisaties zelf ‘hun processen in elkaar kunnen klikken’.

Als processengek vond ik dat echt fantastisch. Volledige inspraak en controle over je eigen processen.

Lekker beginnen met een procesmodel, wat wellicht gewoon een handboek kon worden, maar ook doorontwikkeld kan worden naar een systeem waarin je je proces kunt uitvoeren. Met werkbakken, formulieren, data integratie, monitoring; kortom alles wat je onder procesuitvoering en -besturing zou kunnen verstaan.

En dat klinkt heel mooi. Zeker wanneer je vanaf scratch met een proces aan de slag wilt en de uitvoering wilt ondersteunen met BPM technologie.

Maar, in de praktijk bleek dat starten vanaf scratch soms helemaal geen wens was. En da’s logisch, want organisaties hebben al processen. Mogelijk voor verbetering vatbaar, maar ze worden al uitgevoerd.

Daarnaast zijn ook genoeg processen waarvan je je af moet vragen of het de moeite waard is om dat helemaal zelf te willen ontwerpen en de bijbehorende software te ontwikkelen.

Denk aan back office processen als ‘betalen facturen’. Heel veel organisaties willen gewoon ‘een systeem’ waarmee ze het werk kunnen doen. Gewoon best practices kopen en (misschien met een beetje configuratie) aan de slag.

En dat is eigenlijk ook wel logisch. Want ik ken maar weinig organisaties (of eigenlijk een beslismevrouw of -meneer in die organisatie) die zeggen ‘wij willen BPM’.

Ik ken wel organisaties die vergunningen verstrekken, fietsen repareren, patiënten beter maken of software ontwikkelen. Kortom; de specifieke redenen waarom die organisatie bestaat en klanten op de bel drukken.

En daarmee kom ik weer op het gouwe ouwe ‘een goed proces begint aan het eind’.

Begin met een helder beeld van de gewenste procesresultaten. En de extra post-it over ‘slapen’ geeft aan dat je bij het nadenken over procesresultaten ook moet nagaan of het nog steeds de beste manier is om uw klanten te helpen.

Vraag je vervolgens af of dat naar tevredenheid wordt geleverd.

En dat zou de reden kunnen zijn om aan de slag te gaan met het proces.

En zoals u weet is een presterend proces een samenwerkingsverband tussen diverse aspecten, waarvan ondersteunende software er één is.

Wellicht dat beginnen vanaf nul in zo’n BPM platform dan niet nodig blijkt, maar gelukkig zie je dat leveranciers dat ook begrijpen en kant en klare ‘processen’ leveren die gebouwd zijn op dat platform. U vindt ze in het afhaalmagazijn onder andere terug in de stelling  ‘smart process apps’

Maar blijf u zelf afvragen  of uw proces baat heeft bij een bouwpakket of dat een tweedehands bed op marktplaats ook prima is.

God Natt!

 

 

 

Visio-therapie? Dat zit toch in het aanvullend pakket?

Geplaatst op door
Antwoorden

028

Afgelopen tijd ben ik weer veel bedrijven geweest waar (nog steeds) het in kaart brengen van processen als heilige graal wordt gezien. Laten we mooie procesmodellen maken, deze op een intranet zetten en dan met z’n allen hopen dat iedereen er elke dag naar kijkt en dat de processen dan vanzelf beter gaan verlopen. Bij u gebeurt dat niet? Da’s mooi, dan heeft u geen Visio-therapeuten (elke andere modelleer tool mag ook, maar dit is nou eenmaal leuk voor het woordgrapje) in dienst.

Het wordt wel minder, maar nog steeds hoor ik verhalen waarin het in kaart brengen van processen  wordt verkocht als procesmanagement.

Maar dat is toch geen procesmanagement?  In procesmanagement gaat het er om dat u processen gebruikt als middel om uw organisatie te besturen. Een statisch procesmodel kan u helpen om ‘inzicht’ te krijgen in het proces, maar om een proces uit te voeren, te managen en misschien wel te verbeteren is veel meer nodig.

Dus in plaats van uw intranet vol te zetten met “hoe de processen uitgevoerd moeten worden” is het misschien verstandig om medewerkers in te wijden in de zin en onzin van procesmanagement. En heb niet de illusie dat iedereen dat interessant vindt, maar onze ervaring is dat het meer oplevert dan iedereen te wijzen op die processchema’s op het intranet.

Als een medewerker weet wat een proces moet opleveren, weet wat er nodig is om een proces te laten presteren en het lef heeft om te verbeteren wordt procesmanagement echt dynamisch.

Da’s meer waard dan elke Visio-therapeut.

 

Als we er nu eens zaakelijk naar kijken

Geplaatst op door
Antwoorden

027Procesmanagement. Hoeveel is daar al niet over geschreven? Veel organisaties geven er advies over, maar ik zat laatst eens te mijmeren en besefte mij dat het eigenlijk een term is die misschien niet helemaal de lading dekt en wellicht daardoor juist voor verwarring kan zorgen.

Vaak wordt ermee bedoeld dat je het hele proces in ogenschouw neemt en bestuurt.

In nietszeggende termen ook wel ’end to end’ of ‘van klant tot klant’.  Op zich is ‘klant’ ok, want je levert een product, dienst aan een klant of je lost een probleem voor hem/haar op .

Ik vind ‘zaak’ een mooiere term voor dat. Als organisatie doe je je best om een zaak van een klant tot een goed einde te brengen. En dat doe je door een proces uit te voeren. Maar, eigenlijk manage je de zaak. Of waarschijnlijk wel meerdere zaken die elke dag op uw bordje (blijven) komen.

Zaakmanagement dekt dus veel beter de lading, naar mijn mening.

Wat heeft het dan met processen te maken? Veel, want een proces is het middel om een zaak tot een goed einde te brengen.  En dan kunt u natuurlijk over deze processen nadenken. Kiest u voor een standaard proces? Laat u het helemaal van de individuele zaak afhangen? Wat is er allemaal nodig om dat proces voor die zaak uit te voeren? Denk aan zaakinformatie, capabele medewerkers, stukje software, wel of niet een standaard stappenplan, etc.

En dat gaat weer over het inrichten van het proces. Toch weer proces dus. Best verwarrend, niet?

Daarom begin ik elk ‘proces projectje’ met de vraag waarom men processen heeft.

En dan komen we al snel weer op het feit dat dat eigenlijk is om zaken tot een goed einde te brengen.  En zo wordt er vaak met verschillende termen over hetzelfde gepraat. Zaak, workflow, proces.

Geen wonder dat je als consultant zoveel geld kunt verdienen in deze branche. Ik zou zeggen; hou het Woezel en Pip (weet niet of de ‘millennial’ Jip en Janneke nog kent); waarvoor kloppen klanten bij u aan?, wat verwachten ze daarover en wat moet u allemaal regelen en inrichten om dat in alle gevallen tot een goed einde te brengen?

Niks nieuws zegt u?  Gelukkig maar.

Ik wens u goede zaken!

 

 

Procesuitjes zijn gewoon niet zo gezellig

Geplaatst op door
Antwoorden

026De kerngedachte achter procesgericht werken is dat u uw organisatie gaat besturen op basis van haar processen. Processen zijn de “dingen” in uw organisatie waarmee u de vraag/wens van een (interne) klant omzet in een product of dienst.

En daarmee is procesgericht werken ook zinvol geworden; het focust op waar het om moet gaan; de resultaten die door uw organisatie opgeleverd moeten worden.

En zoals eerder gezegd; na afloop van een workshop zie ik vaak dat er wel een flipover is gemaakt met daarop een “hark met pijlen er doorheen”.

En dat is waar het om gaat; processen zijn medewerker/afdeling/organisatie overschrijdend. Daarom is het jammer dat volgens het, vorige week gepubliceerde onderzoek naar de status van BPM In Nederland, het functionele denken nog steeds de beperkende factor binnen organisaties is voor het invoeren van procesgericht werken

Aan de ene kant is procesgericht werken dus het loslaten van de functionele/afdelingscultuur. Aan de andere kant is dat de belemmering om procesgericht aan de slag te gaan.  Het is alsof je besloten hebt je kamer op te ruimen, maar het toch maar niet doet omdat er zoveel troep ligt. Klinkt als een vicieuze cirkel.

Procesgericht werken doet u niet omdat het moet, maar omdat u het wil. Om op deze manier de prestaties van uw organisatie te verbeteren.

En dan moet u misschien eerst de bezem ter hand nemen. Vies hè, zure appels?